Assistant(e) de direction Consulat général de France à Ho Chi Minh Ville

Assister le Consul général dans l’organisation de son travail et la coordination avec les interlocuteurs internes et externes.

Profils éligibles

  • Nationalité française
  • Personne résidant au Vietnam et en règle avec le droit vietnamien de l’immigration.

Poste à pourvoir

  • Poste en CDD de 1 an renouvelable à pourvoir à partir du 15 novembre 2018
  • Lieu : Consulat général de France à Ho Chi Minh Ville

Activités principales

- Coordination

  • Aide à la coordination du travail des équipes du consulat général
  • Création et gestion de réunions et de missions
  • Liaison et coordination avec des interlocuteurs internes et externes
  • Gestion/coordination e-mails
  • Gestion de l’agenda
  • Envoi hebdomadaire de la note des astreintes téléphoniques
  • Envoi hebdomadaire de l’échéancier et agenda hebdomadaire du Consul général
  • Organisation du 14 Juillet
  • Organisation d’évènements consulaires internes
  • Mise à jour de l’annuaire téléphonique

- Logistique

  • Prise en charge des aspects logistiques liés aux fonctions du Consul général
  • Réservations de salle de réunion, des espaces de la Résidence et des chambres du Pavillon des Hôtes
  • Gestion du matériel de bureau
  • Envoi des invitations aux réceptions ayant lieu à la Résidence

- Secrétariat

  • Accueil physique et téléphonique
  • Prise de rendez-vous
  • Enregistrement du courrier
  • Rédaction de bordereaux et notes officielles
  • Gestion des congés
  • Mise à jour des contacts internes et externes

- Comptabilité

  • Suivi des dépenses (mise à jour de fichiers comptables, demandes de remboursement

- Autre

  • Binôme du CAD (Centre d’Archives et de Documentation)/Communications
  • Permanence téléphonique bi-semestrielle le weekend

Savoir-Faire

  • Travail en équipe et en binôme
  • Faire preuve de sens de l’organisation
  • Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
  • Transmettre des informations fiables rapidement

Acquis professionnels souhaitables

  • Bonne rédaction
  • Maîtrise des logiciels Outlook, Word et Excel (connaissances de base)
  • Bonne maîtrise de l’anglais (lu, écrit et parlé)

Qualités personnelles

  • Discrétion
  • Amabilité
  • Disponibilité
  • Aimer le travail en équipe
  • Sens de l’accueil

Dernière modification : 24/10/2018

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